Algemene Voorwaarden 

Betalings- en Leveringsvoorwaarden

Betalingsvoorwaarden
- Deelname aan de filmavonden zijn kostenloos.
- De kosten voor deelname aan betaalde activiteiten van De Rotterdamse Kring worden per activiteit aangegeven in de communicatie voorafgaand aan de inschrijving.
- Na inschrijving voor scholing ontvangen deelnemers een factuur via ons boekhoudprogramma (Moneybird). De betalingsmogelijkheden staan hierbij vermeld.
- Bij elke activiteit worden de annuleringsvoorwaarden voorafgaand aan de inschrijving helder gecommuniceerd.
- Na inschrijving heeft een deelnemer van een cursus 14 dagen bedenktijd. Bij evenementen wordt op de tickets aangegeven dat mensen mogen annuleren bij de organisatie (dit is niet mogelijk bij de ticketverstrekker).

Leveringsvoorwaarden
- De Rotterdamse Kring draagt zorg voor:

• Ontwikkeling van alle activiteiten en leerinterventies door deskundigen met relevante expertise;
• Tijdige informatievoorziening over activiteiten: ten minste vier weken voor de start van de activiteit wordt deze informatie beschikbaar gesteld aan potentiële deelnemers;
• Activering van de inschrijfprocedure: 12 weken voor de startdatum geopend, met een sluitingsdatum van twee weken voor aanvang van de activiteit;
• Bereikbaarheid voor deelnemers met vragen over activiteiten via e-mail.
• Accreditatie van leerinterventies wanneer van toepassing;
• Beschikbaar stellen van benodigd materiaal voor deelnemers;
• Evaluatie van activiteiten en leerinterventies;
• Verstrekken van een bewijs van deelname aan deelnemers die de activiteit volledig hebben afgerond;
• Handhaving van de CRKBO-registratie en naleving van de gestelde voorwaarden.

- Bij uitval van de trainer/docent/gespreksleider tijdens een activiteit:

• Zoekt de Rotterdamse Kring een deskundige vervanger met vergelijkbare expertise.
• Indien er geen geschikte vervanger beschikbaar is, wordt de activiteit geannuleerd en op een later moment opnieuw ingepland. De deelnemers worden hierover tijdig geïnformeerd via e-mail en, indien mogelijk, telefonisch.

Annuleringsvoorwaarden

- Bij een onvoldoende aantal deelnemers kan de activiteit tot twee weken voorafgaand aan de startdatum worden geannuleerd. De Rotterdamse Kring informeert de deelnemers hierover per e-mail.
- Annulering door deelnemers van cursussen is kosteloos mogelijk tot twee weken voorafgaand aan de startdatum. 
- Door het aanvinken dat men akkoord gaat met de algemene voorwaarden bij de offerte die wordt gezonden na inschrijving, verklaren deelnemers zich verantwoordelijk voor de betaling van het cursusgeld. De verantwoordelijkheid voor de betaling van het cursusgeld kan worden overgedragen aan een derde partij. Deze dient dan de offerte mede te ondertekenen. 
- Bij evenementen gaan mensen akkoord met de voorwaarden van Eventim, maar ook van de Rotterdamse Kring. Bij Eventim is geen bedenktijd en restitutie mogelijk, maar vanuit de Rotterdamse Kring wel. Deze informatie wordt ook op de tickets vermeld.
- Eventuele restitutie vanuit de Rotterdamse Kring, vindt altijd plaats binnen 14 dagen. 

Eigendomsrecht en Copyright
- Het auteursrecht op syllabi, presentaties, oefeningen, voorstellen en documenten die voortvloeien uit de werkzaamheden van De Rotterdamse Kring berust bij De Rotterdamse Kring, tenzij anders overeengekomen. 

- Het eigendomsrecht op alle trainings- en opleidingsmaterialen die zijn ontwikkeld door bestuursleden/docenten van de Rotterdamse Kring blijft bij de  

bestuursleden/docenten zelf, tenzij expliciet anders vermeld.

- Publicatie, verspreiding, of vermenigvuldiging van materiaal zonder schriftelijke toestemming van De Rotterdamse Kring is niet toegestaan.

Geheimhouding en Gegevensbescherming
- De Rotterdamse Kring houdt zich aan de eisen van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) op het gebied van gegevensdeling.
- Administratieve gegevens over inschrijving, deelname en afronding van scholing (workshops en masterclasses) worden opgeslagen in een beveiligde omgeving en minimaal vijf jaar bewaard, zodat deelnemers deze gegevens kunnen opvragen voor bijvoorbeeld herregistratie.
- Tijdens alle activiteiten van de Rotterdamse Kring wordt gestreefd naar een veilige omgeving waarin deelnemers vrij kunnen delen. Vertrouwelijke informatie die wordt gedeeld, blijft binnen de groep, tenzij anders is afgesproken. 

Klachtenprocedure 

De bestuursleden van de Rotterdamse Kring zetten zich in voor het leveren van goed werk. Toch kan het gebeuren dat je als deelnemer een klacht hebt met betrekking tot een door ons georganiseerd evenement of gegeven scholing. Daarom hebben wij een klachtenprocedure, die wij hier toelichten. We maken in deze procedure onderscheid tussen klachtopvang en klachtbehandeling door een externe klachtenfunctionaris. 

Klachtopvang 

Je meldt en bespreekt de klacht met het bestuurslid of collega op wie de klacht zich richt of als je dat prettiger vindt met de voorzitter van het bestuur van de Rotterdamse Kring. De voorzitter is direct te bereiken via [email protected]. Doe dit zo snel mogelijk, maar in ieder geval uiterlijk 2 weken na het ontstaan van de klacht. Door met elkaar te praten en naar elkaar te luisteren is de situatie hopelijk snel rechtgezet. 

Klachtbehandeling 

Als de klachtopvang de onvrede niet weg heeft genomen of je klacht de voorzitter zelf betreft, kun je jouw klacht per e-mail officieel voorleggen aan een onafhankelijke klachtenfunctionaris: Kurdistan Aziz (via [email protected]). Na hoor en wederhoor neemt de klachtenfunctionaris een beslissing en deelt deze schriftelijk aan partijen mee. Diens oordeel is bindend voor de Rotterdamse Kring en eventuele consequenties worden door ons binnen 2 weken afgehandeld. 

Termijnen 

Een klacht die bij de klachtenfunctionaris wordt ingediend dient te zijn afgehandeld binnen 4 weken nadat de klachtenfunctionaris deze heeft ontvangen. Is er meer tijd nodig, dan zal de 

klachtenfunctionaris partijen daarover binnen 4 weken na indienen van de klacht schriftelijk 

informeren. 

Geheimhouding 

Klachten die algemeen aan de klachtenfunctionaris geadresseerd zijn, zullen altijd vertrouwelijk worden behandeld. Dat wil zeggen dat alleen de klager, de voorzitter en eventueel de betrokken bestuurslid op de hoogte worden gebracht van de inhoud van de klacht. Voor al deze personen en de klachtenfunctionaris geldt een geheimhoudingsplicht. 

Bewaartermijn 

Iedere klacht die door de klachtenfunctionaris wordt behandeld zal worden ingeschreven in een door het bestuur van de Rotterdamse Kring gehanteerde administratie. De klacht zal met uitkomst in de administratie worden bewaard voor de duur van 1 jaar na beantwoording. Dit deel van de administratie is alleen toegankelijk voor de voorzitter van de Rotterdamse Kring.